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visio是什么软件怎么用(流程管理的工具之三:VISIO)

100次浏览     发布时间:2024-11-14 09:16:36    

十年之约第30篇,截止到今天,已完成30/3650。


如果有人告诉我,她在做流程管理的工作,但却连VISIO软件都没听说过,更没用过,那么,我基本上可以判断,她要么是在说假话,要么,她的工作可能是沾了流程管理的边,但实际上做的可能并不是我们专业的工作,或者就是刚入行,还没来得及学。


可以说,VISIO软件,基本上是我们流程管理工作者必备的专业工具之一,而精通这个软件的使用,也是我们的必备的专业技能。


在学VISIO之前,我画流程图,或者其他的图形,基本上都是在Word、Excel或者PPT里画,那效率之低,现在看来是无法想象的。那个时候,即使画一张非常简单的流程图,我可能也要一两个小时,图形与图形之间,要用线条连接起来,有时候一条线还连接不起来,需要用几条线拼接在一起,因为,那时候Word的连接线还比较古老,如果第一次没搞好,后面要修改,极其麻烦,根本就不便于编辑,每次画图,大量的时间,其实就花在了修改上。


直到现在,我也还是能经常看到,有人仍然是和我之前一样,是在用同样的方式画图。


我第一次接触到VISIO软件,是在我的第二家公司,当时,有人告诉我,有个叫VISIO的软件很好用,推荐给我使用,这个时候,我才知道居然有这么好的画图工具。


我用VISIO主要是用来画流程图,用这个软件画图非常简单,打开软件,选择流程图绘图界面后,就可以开始画图了。

l 流程图的界面,可以选择基本流程图或跨职能流程图,简单的、没多少要求的流程图,我一般选择基本流程图,涉及到多个部门,多个活动角色,要求相对较多的流程图,我往往会选择跨职能流程图,整个图形的方向,可以是纵向,也可以是横向,我一般习惯性的选择纵向;

l 流程图上的图形,我尽可能的选择软件中的标准图形,而不是自己创造图形,软件提供的标准图形,只要没手动关闭,在每个绘图界面的左侧,都会默认显示出来,很容易查找,如果想用其他操作界面的图形,也可以在左边图标区域的更多形状里选择,或直接搜索,我们流程管理所涉及的绝大部分业务场景,所需要的图标,基本上都能找到。

l 用于连接图形与图形之间的连接线,也在图标区域可以找到。

l 画图时,将需要的图标从左边的图标区,直接用鼠标拖拽到右边的绘图区,按照顺序摆放,并将连接线也从左边拖拽过来,用连接线将图标与图标连接起来。

l 图形和线条都可以进行编辑,图形可以作为一个个的活动标识,活动的名字,就可以写在图形里,线条也可以在上面加备注,比如一些判断,图形和线条的大小、颜色、背景、字体等格式都可以修改。

l 如果画得不好需要修改,可以直接在图标或线条上重新编辑就可以了,如果图标或线条的位置需要增删、修改或移动,发生变化后,原来与之关联的其他线条和图形也会同步变化,基本上不用重新编辑。


更神奇的是,在用VISIO画图时,我还可以一边思考,一边画图,思考结束,绘图也完成了,所见即所得,特别方便。


有了VISIO这个工具后,我曾经一天的时间,就把我原来整个公司主要的十几个业务流程的初稿画了出来,在绘图的过程中,还修改过多次,要是用Word画,可能只能画一个,效率提升了至少十倍。


除了流程图,Visio也可以被用来绘制其他很多各种各样的图形,比如平面布置图、网络拓补图,框图、工程图等,Visio就是一个非常强大的绘图工具,很多时候,我在PPT上要用到的图形,和很多在其他地方需要用到的图形,我都特别喜欢用Visio来画,Visio现在已经成了我最常用的一个工具之一了。

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